Article 1 : Objet

Les présentes Conditions générales ainsi que les Conditions particulières forment le contrat liant les parties et détaillent les droits et obligations de Ghanimé et de son Client. Il ne sera admis aucune dérogation aux Conditions générales et particulières, sauf accord écrit de Ghanimé.

La nullité éventuelle d’une clause des Conditions générales et particulières n’altère pas la validité des autres dispositions.

Article 2 : Réserve

Ghanimé se réserve le droit de modifier le programme et de limiter l’accès ou la participation à un événement pour le confort et la sécurité optimale du Client et de ses hôtes suivant les normes de sécurité en vigueur, et en informera le Client le cas échéant. Ghanimé pourra notamment prendre des mesures adéquates par rapport aux personnes (non) invitées, faisant preuve d’agressivité, ne respectant pas les règles notamment de sécurité ou d’hygiène ou dont le comportement semble dénoter un état d’ébriété, l’influence de drogues.

Toutes prestations acceptées, commandées par le client ou accomplies par Ghanimé, impliquent l’adhésion sans réserve de l’acheteur aux présentes conditions générales et particulières. Les présentes conditions générales peuvent être modifiées ou complétées par des conditions particulières mentionnées expressément au devis.

Article 3 : Engagements

a) Ghanimé a une obligation de moyens et s’engage à effectuer sa mission selon les règles de l’art de sa profession, sa responsabilité ne pouvant être engagée que sur des opérations dont elle a l’entier contrôle

b) Tout supplément à l’offre initiale intervenant à la demande du Client sera facturé.

c) Si le Client a contracté le lieu de l’événement ou un des fournisseurs ou prestataires lui-même, Ghanimé décline toute responsabilité du chef de retards ou défauts de livraison, en cas de difficultés d’accès aux locaux ou d’insuffisance dans la préparation de ces locaux ainsi que pour tous dégâts et dommages. Toutefois, les dégâts et dommages causés sur le site de l’Evènement par le personnel de Ghanimé relèveront de la responsabilité de Ghanimé.

d) Ghanimé s’engage à ne divulguer les informations fournies par le Client qui seront tenues pour confidentielles

e) Par respect des normes d’hygiène en vigueur, le Client marque son accord pour qu’aucune denrée alimentaire ne puisse être reprise, échangée ou quitter le lieu de la réception.

f) Le Client s’engage à collaborer activement avec Ghanimé et à lui transmettre, à première demande ou spontanément, toute information ou élément nécessaire à la bonne exécution de l’événement, des services et fournitures convenues.

Article 4 : Rémunération

Les prestations sont conclues et acceptées selon le devis pour un nombre défini de participants. Le nombre de participants repris au devis constitue un minimum garanti notamment pour les frais et engagements que Ghanimé a envers ses sous-traitants. Le devis à signer ne comprend pas les frais non fixés par avance (consommations de boissons en soirée, digestifs, vins proposés hors forfaits, dépassement des heures estimées par le personnel présent…).

Si un nombre de participants supérieur devait néanmoins se présenter à l’Evénement, Ghanimé et ses sous-traitants n’auraient aucune responsabilité notamment quant au manque de produit, personnel, équipement, délais ou conditions de services qui en résultent.

Ghanimé et ses sous-traitants pourront éventuellement refuser l’accès ou de servir les personnes excédentaires tout en cherchant avec le Client la solution la plus adéquate. Si des achats de produits, d’équipement ou de personnel, frais supplémentaires, etc sont dus en raison de la présence à l’Evénement de personnes supplémentaires par rapport au nombre communiqué par le Client, ils seront facturés au Client en tenant compte des conditions et surcoûts éventuels dus à l’urgence.

Article 5 : Escompte

Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé.

Article 6 : Réservation et modalités de paiement

Sauf autre accord écrit entre les Parties, le règlement des commandes s’effectue par virement ou par domiciliation bancaire, en euros, suivant les factures envoyées au Client par Ghanimé et selon les modalités suivantes :

A) Une facture d’acompte :

– 60% du montant global du devis à la signature de la présente offre

Aucune commande ou réservation ne devra être effectuée par Ghanimé tant que le Client n’aura pas procédé de cet acompte.

B) Une facture de solde:

– 40% après événement plus frais réels engagés.

Les factures seront toutes payables dès réception.

Article 7 : Retard de paiement

En cas de défaut de paiement total ou partiel et sans mise en demeure préalable, le client en défaut devra verser à Ghanimé une indemnité de 40 EUR pour frais de recouvrement et un intérêt de retard égal au taux d’intérêt légal prévu par la loi luxembourgeoise relative aux délais de paiement dans les transactions commerciales.

Article 8 : Conditions d’annulation

Toute annulation de la totalité ou d’une partie de prestation commandée doit être communiquée dans un délai raisonnable par téléphone, fax ou mail et doit obligatoirement être confirmée à Ghanimé par lettre recommandée avec accusé de réception, la date de réception faisant foi.

Le Client ne pourra prétendre à aucun remboursement, aucune réduction de prix ou indemnité si l’annulation des prestations intervient pour insuffisance du nombre de participants sauf cas de force majeure. Suivant le cas, les prestations pourront être maintenues malgré l’insuffisance de participants et le montant à payer par le Client sera le prix tel que défini dans le devis.

En cas d’annulation, excepté pour cas de force majeure, seront retenus ou réclamés au Client, les frais et honoraires suivants : honoraires de préparation, dédommagement des prestataires, montant des réservations effectuées par Ghanimé, fabrications spécifiques, etc. …

Les frais et honoraires à payer en cas d’annulation par le Client, excepté les cas de force majeure ou d’annulation pour insuffisance du nombre de participants, sont forfaitisés de la manière suivante :

• Entre 30 et 15 jours de la date de prestation : 40% du montant total du dossier.

• 14 jours à 6 jours avant la date de prestation : 75 % du montant total du dossier.

• 5 jours ou moins avant la date de prestation : 100% du montant total du dossier.

Sauf meilleur accord des parties, ces frais et honoraires s’appliquent également en cas de report à une autre date.

Ghanimé se réserve le droit de demander un montant supérieur à ces frais d’annulation si les dépenses déjà engagées et engagements non annulables étaient supérieurs au montant représenté par le forfait tel que défini dans le présent article et ce, sur présentation des justificatifs en cas de demande du Client.

Si, avant la prestation, l’agence Ghanimé se trouvait dans l’obligation d’apporter une modification à l’un des éléments essentiels au contrat telle qu’une hausse significative du prix (au moins 10% du prix pour un nombre de participants identique), le Client peut, après en avoir été informé par écrit par Ghanimé, soit :

• Résilier le contrat et obtenir le remboursement intégral et immédiat des sommes versées par courrier recommandé dans les huit jours de la prise de connaissance de la modification ;

• Accepter la modification proposée par écrit, l’acceptation devenant un avenant au contrat signé par les parties. Toute diminution du prix vient en déduction des sommes restant éventuellement dues par le Client et si le paiement déjà effectué par ce dernier excède le prix de la prestation modifiée, le trop-perçu devra lui être restitué 30 jours maximum après la prestation.

Article 9 : Clause de réserve de propriété et propriété intellectuelle

Ghanimé conserve la propriété des prestations et marchandises vendues jusqu’au paiement intégral du prix, en principal et en accessoires.

À ce titre, si le Client fait l’objet d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire, Ghanimé se réserve le droit de revendiquer, dans le cadre de la procédure collective, les prestations et marchandises vendues restées impayées.

La société Ghanimé reste propriétaire de ses idées, créations et concepts en tout état de cause. Tout élément créé par Ghanimé reste sa propriété et, en conséquence, aucun de ces éléments ne peut être utilisé par le Client au-delà de l’exploitation prévue lors de la commande.

Les droits de propriété intellectuelle sur les supports écrits ou visuels, les photos ou les réalisations diverses effectuées dans le cadre de la commande entre parties ne deviennent la propriété exclusive et totale du Client que pour la durée et l’objet prévus contractuellement, dés lors que les honoraires et prestations techniques afférentes ont été réglés intégralement.

Tous les fichiers élaborés par Ghanimé restent sa propriété, néanmoins, le client a le droit de consulter autant qu’il le souhaite dans le cadre de la commande.

De manière générale, le Client s’engage à ne faire aucun usage susceptible de porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de Ghanimé, ne faire aucune utilisation des marques et/ou logos dont Ghanimé et ses sous-traitants sont titulaires, ne pas faire usage et/ou utiliser les informations échangées lors de la relation contractuelle dans un but autre que celui défini par les parties: notamment, le Client ne les utilisera pas pour se procurer ou procurer à quelconque un avantage commercial par rapport à Ghanimé sauf accord explicite et écrit de la part de Ghanimé.

Article 10 : Sous-traitance – Livraison

Ghanimé conserve la faculté de sous-traiter certains travaux nécessaires à l’organisation de l’Evènement. Vis-à-vis du Client, Ghanimé reste responsable pour des tâches confiées à ses sous-traitants.

Ghanimé a notamment pour mission de sélectionner et coordonner des professionnels ou proposer des concepts d’événements ou d’organisation d’événements. Toute relation commerciale avec les prestataires, fournisseurs, sous-traitants, … sollicités pour l’exécution de la mission avant, pendant et après l’Evènement passe par Ghanimé et est exclusivement réservée à Ghanimé.

Le Client s’engage par la présente pendant une durée de 5 ans à ne jamais démarcher ou contracter en direct avec ces prestataires, fournisseurs, sous-traitants, leurs collaborateurs ou utiliser les concepts d’événements ou d’organisation d’événements sans autorisation préalable et écrite de Ghanimé.

Article 11 : Garantie

Le Client pourra être amené à déposer une garantie, non productive d’intérêts, dont le montant sera fixé en fonction de la valeur du matériel loué ou mis à disposition. Elle sera restituée lors du retour du matériel, après réception définitive et paiement intégral de la location ou de la mise à disposition. En seront cependant déduits, le cas échéant, les frais d’éventuelles réparations ou de nettoyages rendus nécessaires par le mauvais usage que le Client ou ses invités auraient fait du matériel, ainsi que toute autre dépense rendue nécessaire par l’usage qu’auraient fait le Client ou ses invités du matériel loué ou mis à disposition.

Article 12 : Non-restitution ou détérioration de matériel

Ghanimé se réserve le droit de facturer au Client le matériel et les
accessoires mis à sa disposition et non retournés ou détériorés suivant leurs valeurs neuves. En tout état de cause, le Client supportera tous frais de nettoyage, voire de remise en état. En cas de vol ou de sinistre survenus pendant l’Evénement, la durée de location sera comptabilisée au Client jusqu’à la production par ce dernier d’une déclaration officielle de sinistre ou de vol. Le Client reste tenu de régler pendant cette période le montant de la location ou mise à disposition le cas échéant et prend également en charge les frais de reconstitution des documents et de remise en état du matériel et des accessoires.

Article 13 : Force majeure

La responsabilité de Ghanimé ou du Client ne pourra pas être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes conditions générales de vente découle d’un cas de force majeure. À ce titre, la force majeure s’entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l’article 1148 du Code civil.

Article 14 : Assurances

Ghanimé a souscrit auprès de la compagnie Le Foyer, un contrat d’assurance garantissant sa Responsabilité Civile Professionnelle : contrat, conformément à la législation en vigueur et s’engage à remettre une attestation d’assurance au Client sur simple demande.

Article 15 : Réclamations

Les réclamations relatives aux prestations effectuées et/ou aux marchandises livrées ne sont recevables que pour autant qu’elles soient notifiées à Ghanimé par lettre recommandée dans un délai de 10 jours calendrier après l’Evénement.

Article 16 : Responsabilité

Aucune indemnité ne pourra être réclamée en cas de force majeure ou de tout autre faute ou retard non imputable à Ghanimé.

Ghanimé est seulement responsable des dommages directs causés par sa faute lourde, intentionnelle ou en cas de dol ou de fraude de sa part.

Ghanimé ne pourra en aucun cas être tenue responsable du dommage direct ou indirect résultant de la mauvaise utilisation par le Client ou ses invités du matériel mis à disposition ou résultant du mauvais fonctionnement, du défaut ou de l’indisponibilité du matériel mis à disposition qui a pour cause une déficience du fabricant ou du fournisseur.

Ghanimé ne peut être tenue pour responsable des dommages indirects subis par le Client, tels que, et sans que cette liste n’ait un caractère limitatif : les pertes de chiffre d’affaires, d’exploitation, de profit, d’économie, d’opportunité commerciale, d’investissements ou de données.

En tout état de cause, la responsabilité de Ghanimé ne pourra jamais excéder le montant total du prix payé à Ghanimé par le Client au titre de la commande pour laquelle un dommage est survenu.

Article 17 : Vols

Ghanimé décline toute responsabilité concernant les objets perdus ou volés durant l’événement.

Article 18 : Confidentialité & GDPR

Ghanimé s’engage à garder confidentielle toute information sur le Client, ses employés, ses activités, ses clients ou sa structure dont il aurait ou prendrait connaissance pendant l’exécution de la présente offre de services.

Ghanimé s’engage également à ne pas utiliser pour des raisons commerciales, le nom, le

logo ou la marque du Client sans son accord écrit préalable.

Le Client pourra être amené à agir en qualité de responsable du traitement des données personnelles des personnes de contact représentant Ghanimé aux fins de l’exécution du contrat et tout au long de la relation commerciale. Tel est notamment le cas lors des discussions commerciales, de la signature du bon de commande ou du paiement des services. Ce traitement des données est nécessaire pour l’exécution du contrat. Ces données sont traitées au sein des locaux du Client et sont susceptibles d’être transmises à des prestataires externes tels que des auditeurs, consultants et autorités compétentes. Les données sont conservées 10 années à compter de la fin du contrat. Les personnes concernées disposent du droit de demander au Client l’accès aux données à caractère personnel, la rectification, l’effacement de celles-ci, une limitation du traitement ou une opposition au traitement. Les personnes concernées peuvent également faire usage de leur droit à la portabilité des données.

Article 19 : Tribunal compétent et loi applicable

La loi luxembourgeoise s’applique aux relations contractuelles entre parties ainsi qu’aux Conditions particulières et aux Conditions générales. À défaut de résolution à l’amiable, le litige sera porté devant le tribunal compétent de Luxembourg Ville.